Informazioni sul trattamento dei dati personali negli Eventi

Titolare del trattamento è la società E-Distribuzione S.p.A., con sede legale in Roma, via Ombrone n. 2, Gruppo IVA P. IVA 15844561009, Codice Fiscale 05779711000 (di seguito il “Titolare” o “E-Distribuzione”).

E-Distribuzione tratta i dati personali degli invitati e dei partecipanti agli eventi organizzati da E-Distribuzione o dei quali la stessa è parte. I dati trattati includono, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le seguenti tipologie:

• Dati identificativi: dati che permettono l’identificazione diretta o indiretta degli invitati e dei partecipanti all’evento, come i dati anagrafici (ad esempio: nome, cognome, ecc.);
• Dati di contatto: dati che consentono di mettersi in contatto con l’Interessato, quali l’indirizzo e-mail, il recapito telefonico, organizzazione di appartenenza, ecc. forniti al Titolare in fase di registrazione all’evento, o acquisiti legittimamente dal Titolare stesso nell’ambito dei rapporti tra imprese;
• Dati multimediali : immagini, registrazioni video e audio raccolte ai fini della documentazione dell’evento, se prevista.

 

 E-Distribuzione tratta i dati personali per le seguenti finalità:

• gestire gli inviti e le partecipazioni all'evento;

• organizzare le attività di catering eventualmente previste;

• documentare l’evento e, a seconda dell’evento, diffondere i materiali multimediali attraverso i vari canali di comunicazione interni (es. intranet) ed esterni (es. Sito internet e-distribuzione, YouTube, LinkedIn, ecc.);
  I dati personali degli invitati all’evento sono trattati solo al ricorrere di una o più delle seguenti basi giuridiche:

• legittimo interesse di E-Distribuzione all’organizzazione e documentazione di eventi che promuovano il proprio business e le relative tematiche connesse (es. sicurezza e salute sul lavoro, sviluppo delle reti, ecc.) ;

• consenso dell’Interessato alle specifiche attività di ripresa video di soggetti identificati o identificabili (es. relatori);
  I partecipanti all’evento che intendano limitare il rischio di inquadrature che possano identificarli nel corso delle riprese possono farlo presente al personale addetto, che ad ogni modo adotterà gli accorgimenti necessari ad evitare riprese direttamente identificative di persone che non abbiamo prestato il consenso. Le necessarie attività di cancellazione o anonimizzare (es. tramite offuscamento) delle riprese direttamente identificative avverranno al termine dell’evento, prima che il materiale multimediale sia pubblicato sui vari canali di comunicazione interni o esterni. Il Titolare ha adottato misure tecniche ed organizzative atte ad assicurare un livello di sicurezza adeguato al rischio, secondo quanto previsto dall’art. 32 del RGPD, volte a prevenire e contrastare la perdita dei dati personali, nonché usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, E-Distribuzione potrebbe avere necessità di comunicare i dati personali a soggetti terzi per adempiere a obblighi di legge o per lo svolgimento di attività strumentali alla prestazione dei servizi richiesti.

In particolare, i dati personali potranno essere resi accessibili:

a)      a società terze o alti soggetti, che in base ad apposito contratto, svolgono per conto del Titolare attività in outsourcing, in qualità di Responsabile del trattamento (es. agenzie di comunicazione, ente organizzatore dell’evento, ecc.);

b)      al pubblico attraverso diversi canali di diffusione (es. YouTube, LinkedIn) della documentazione multimediale dell’evento.

Nei casi in cui i trattamenti siano effettuati per conto di E-Distribuzione, i soggetti di cui sopra tratteranno i dati personali in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del RGPD, mentre negli altri casi i dati saranno trattati dagli stessi in qualità di Titolari autonomi del trattamento.

I dati personali saranno trattati all’interno dell’Unione Europea e conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Gli stessi dati potranno essere trattati in Paesi al di fuori dell’Unione Europea, a condizione che sia garantito un livello di protezione adeguato, riconosciuto da apposita decisione di adeguatezza della Commissione Europea.

Eventuali trasferimenti di dati personali verso Paesi non UE, in assenza di decisione di adeguatezza della Commissione europea, saranno possibili solo qualora siano fornite dai Titolari e Responsabili coinvolti garanzie adeguate di natura contrattuale o pattizia, fra cui norme vincolanti d’impresa (“Binding Corporate Rules”) e clausole contrattuali tipo di protezione dei dati.

Il trasferimento dei Dati Personali verso Paesi terzi al di fuori dell’Unione Europea, in mancanza di una decisione di adeguatezza o di altre misure adeguate come sopra descritte, saranno effettuati solo in caso di esplicito consenso o nei casi previsti dal RGPD. In tali casi si rende noto che, il trasferimento dei dati personali potrebbe essere esposto a rischi connessi alle peculiarità delle legislazioni locali in materia di trattamento dei dati personali.

I dati personali oggetto di trattamento per le finalità di cui sopra saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, fino a quando il Titolare avrà interesse alle attività di comunicazione legate all’evento, salva la possibilità di revocare il consenso al trattamento dei dati personali. I dati di natura esclusivamente organizzativa verranno cancellati al termine dell’evento.

In relazione ai dati personali gli interessati, ai sensi degli artt. 15 -22 del RGPD, potranno esercitare i seguenti diritti, ove applicabili:

a)      accedere e chiederne copia;

b)      richiedere la rettifica;

c)      richiedere la cancellazione;

d)      ottenere la limitazione del trattamento;

e)      opporsi al trattamento;

f)       ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati comunicati.

Per l’esercizio dei diritti sopra indicati, per revocare il consenso o per avere maggiori informazioni relative al trattamento dei dati personali, è possibile rivolgersi al Responsabile della Protezione dei Dati, raggiungibile all’indirizzo e-mail sopra riportato.

È diritto degli interessati proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, con uffici in Piazza Venezia, 11 - 00187 Roma, ed indirizzo di posta elettronica certificata: protocollo@pec.gpdp.it. Per ulteriori informazioni è possibile visitare il sito web dell’Autorità al link https://www.garanteprivacy.it/